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Digitalisierung mit einer Projektmanagement-Software

 

Mit einer Projektmanagement-Software können Unternehmen den Herausforderungen der Digitalisierung langfristig besser begegnen.

Der Druck auf Unternehmen wächst zunehmend. Fachkräftemangel, wachsender Konkurrenzdruck, höhere Ansprüche seitens der Kunden und nicht zu Letzt die Herausforderungen in Sachen Digitalisierung machen Unternehmen zu schaffen. Dabei stehen zahlreiche Anwendungen am Markt bereit, die die Prozesse insbesondere im Projektmanagement deutlich effizienter und ressourcensparender gestalten.

Mit einer Projektmanagement-Software, integriert in das eigene ERP-System, haben Unternehmen die Möglichkeit, Projekte schneller und zu einem deutlich attraktiveren Preis für den Kunden, umsetzen zu können. Was genau solche Anwendungen in der unternehmerischen Praxis zu leisten vermögen, soll Gegenstand dieses Artikels sein.

Was ist Projektmanagement-Software?

Mit einer Projektmanagement-Software lassen sich Projekte deutlich effizienter planen, durchführen und zum Abschluss bringen. Die Software bildet in sich sämtliche Prozesse eines Projektes ab und verbessert so die Kommunikation zwischen den einzelnen Projektbeteiligten, den Kunden und den anderen Abteilungen im eigenen Unternehmen.

In Verbindung mit dem eigenen ERP-System hat man so die Möglichkeit, viele Prozesse über die Grenzen eines Projektes hinaus zu verkürzen und somit effizienter zu gestalten. Die Teammitglieder können Arbeitszeiten eintragen, Fortschritte teilen und Bedarfe während des Projektes anzeigen. Gleichzeitig hat das Management die Fortschritte immer im Blick und kann Ressourcen so besser planen.

Wir wollen uns im Folgenden einmal ausführlich mit den einzelnen Funktionen beschäftigen, die eine Projektmanagement-Software bereithält. Dabei wollen wir auch auf die Verbindung zu anderen Modulen innerhalb einer ERP-Landschaft eingehen und deren Potentiale genauer aufzeigen die dabei helfen die Digitalisierung im eigenen Unternehmen voran zu bringen.

Funktionen einer Projektmanagement-Software

Je nach Programm, für welches man sich entscheidet, erhält man Funktionen, mit denen sich Projekte einfacher kalkulieren, planen, durchführen und abschließen lassen. Die in den folgenden aufgeführten Funktionen sollen Ihnen einen Überblick über die Möglichkeiten eines gängigen Projektmanagement-Moduls verschaffen, wie diese sich in diversen ERP-Systeme oder als Stand-Alone-Lösungen am Markt finden lassen.

Projektkalkulation

Jedes Projekt startet mit einer Kalkulation. Es muss an Hand des Auftrags bzw. der Ausschreibung evaluiert werden, zu welchen Konditionen ein Projekt umgesetzt werden kann. Dazu verfügt eine Projektmanagement-Software über Möglichkeiten derartige Ausschreibungen direkt zu importieren und alle relevanten Daten für die Kalkulation herauszufiltern.

Anschließend werden diese auf verfügbare Kapazitäten geprüft und es können Beschaffungslisten erstellt werden. Freie Mitarbeiter werden ebenso wie freie Maschinenkapazitäten und andere verfügbare Betriebsmittel evaluiert und so ermittelt, wann ein Projekt frühestmöglich abgeschlossen werden könnte.

Projektplanung

Hat man den Zuschlag für ein Projekt erhalten, geht es an die Projektplanung. Dazu werden die Daten aus der Kalkulation einfach übernommen und erweitert. So lassen sich einzelne Projektschritte definieren und nochmals in Teilabschnitte unterteilen.

Jedem Prozessschritt kann dann der zuständige Mitarbeiter zugeordnet werden. Gleiches gilt für die notwendigen Ressourcen, wie Materialien, Werkzeuge, Maschinen etc. Fehlende Ressourcen können einfach bestellt und bei Wareneingang dem jeweiligen Projekt zugeordnet werden.

Projektdurchführung

Während der Bearbeitung eines Projektes halten alle Mitarbeiter ihre Fortschritte in den einzelnen Projektabschnitten nach. Auf übersichtlichen Dashboards kann so der gesamte projektfortschritt direkt nachvollzogen werden. Gerät das Projekt an einer Stelle ins Stocken, so kann dies direkt eingesehen und es können schnell entsprechende Lösungen gesucht werden.

Gleiches gilt für das Budget eines Projektes. Fließen beispielsweise zu viele Arbeitsstunden in einen bestimmten Abschnitt, kann das System eigenständig vor etwaigen Budgetüberschreitungen waren. So kann sichergestellt werden, dass man stets zu den vereinbarten Konditionen liefern, bzw. ggf. nachkalkulieren kann.

Projektabschluss

Dank einer laufenden Rechnungsführung sind sämtliche anfallenden Kosten direkt protokolliert und können in eine Abschlussrechnung überführt werden. Für den Kunden ist dann ganz transparent ersichtlich, welche Ressourcen an welcher Stelle in das Projekt geflossen sind. Zudem wird es möglich, das Projekt mit all seinen Projektabschnitten im System zu speichern.

So kann im Nachgang nachvollzogen werden, wo es Probleme im Projektablauf gab und wie diese bei weiteren Projekten zu vermeiden sind. Auch kann das Projektgerüst als Vorlage für spätere Projekte dienen, was die Kalkulation und Projektplanung künftiger Projekte weiter verkürzt und verbessert.

Verbindung mit dem ERP-System

Besonders lohnenswert bei einer Projektmanagement-Software ist die Verbindung zu anderen Bereichen eines Unternehmens. Durch die Anbindung an ein Warehouse-Management-System können beispielsweise verfügbare Waren im Lager gesucht und für bestimmte Projekte direkt geblockt werden.

Eine Verbindung zum Einkauf eines Unternehmens sorgt für eine schnellere Beschaffung von benötigten Ressourcen. Auch zur Rechnungsstellung und zur Lohnbuchhaltung sollte eine entsprechende Anbindung bestehen. So können schnell und einfach Zwischen- bzw. Abschlussrechnungen erstellt und Arbeitsstunden abgerechnet werden.

Derartige Verbindungen finden sich auf so gut wie allen unternehmerischen Ebenen. Durch den gemeinsamen Datenstamm der von allen Akteuren im Unternehmen benutzt wird, können Prozesse auf allen Ebenen deutlich verkürzt und somit effizienter durchgeführt werden.